Mudança de escritório corporativo: cronograma de seis meses, etapa por etapa

A mudança de escritório de uma empresa com dezenas de pessoas leva, com folga, uns seis meses entre a decisão e o primeiro dia no endereço novo. O prazo pode ser menor com um espaço pronto, mas o que mais atrasa mudanças é começar a busca sem saber o tamanho necessário e deixar o contrato atual para a última hora.

Antes de tudo: o contrato atual

Verifique a data de término, o aviso prévio exigido, a multa por saída antecipada e em que estado o imóvel precisa ser devolvido. Desmontar e devolver o conjunto antigo também é uma obra, e ela precisa caber no cronograma.

Mês 1: diagnóstico

• Quantas pessoas hoje e em dois ou três anos, e qual o regime de trabalho (presencial, híbrido).
• Metragem-alvo pela régua de 7 m² por pessoa.
• Regiões aceitáveis, considerando onde a equipe mora e onde estão os clientes.
• Orçamento mensal, somando aluguel, condomínio e IPTU (como calcular), e como será paga a implantação.

Mês 2: busca e visitas

• Filtrar opções pela metragem, região e classe do edifício.
• Visitar poucas opções boas, com olhar técnico: carga elétrica, ar-condicionado, layout possível, estado de entrega.
• Comparar pelo custo total até a mudança, não só pelo aluguel.

Mês 3: negociação e contrato

• Proposta com prazo, carência, reajuste e garantia. Os pontos estão em o que negociar no contrato.
• Aprovação interna e assinatura.
• Em paralelo, início do projeto de arquitetura.

Meses 4 e 5: projeto, aprovação e obra

• Projeto executivo fechado antes de orçar.
• Aprovação do projeto no condomínio.
• Obra, com acompanhamento técnico semanal. Etapas em reforma de escritório corporativo.
• Contratação de internet e telefonia com antecedência: a instalação de link dedicado pode levar semanas.

Mês 6: mudança

• Plano de mudança por área, de preferência num fim de semana.
• Comunicação à equipe, clientes e fornecedores, com o endereço novo em site, notas fiscais e cadastros.
• Testes de rede, ar-condicionado e acessos antes do primeiro dia.
• Devolução do imóvel antigo no estado combinado.

O que encurta o prazo

Ter uma única equipe cuidando do imóvel, do projeto e da obra evita que uma etapa espere a outra. É o modelo integrado da Denkell: curadoria do imóvel, arquitetura e obra e financiamento da implantação na mesma operação. Leia também o maior erro na mudança de escritório e quando faz sentido mudar de localização.

Se a mudança é para uma laje inteira, veja edifícios com andares disponíveis como o Esther Towers e o Paulista 2678.