Gestão de facilities do escritório: o que entra e como organizar

Depois da mudança, o escritório precisa continuar funcionando: ar-condicionado filtrado, iluminação trocada, limpeza, controle de acesso, internet, pequenos reparos. Esse conjunto de serviços é o que se chama de facilities, e a gestão dele (facility management) é a forma de organizar tudo sem que cada problema vire uma demanda nova para alguém que tinha outro trabalho.

O que entra nas facilities de um escritório

Manutenção

• ar-condicionado: limpeza de filtros e manutenção do sistema do conjunto;
• elétrica e iluminação;
• hidráulica de copa e sanitários privativos;
• portas, divisórias, fechaduras e marcenaria.

Serviços

• limpeza e conservação do conjunto;
• recepção e controle de acesso;
• copa e abastecimento;
• gestão de resíduos.

Infraestrutura e contratos

• internet, telefonia e rede;
• contratos com fornecedores e prazos de renovação;
• relação com a administração do condomínio.

O que o condomínio faz e o que fica com a empresa

Em edifícios corporativos, o condomínio cuida das áreas comuns: portaria, elevadores, fachada, sistemas centrais e segurança do prédio. Dentro do conjunto, a responsabilidade é do ocupante. Uma parte importante das facilities é justamente essa fronteira: saber quem chamar e cobrar quando um problema aparece entre os dois lados.

Preventiva e corretiva

Manutenção corretiva é consertar o que quebrou. Preventiva é o calendário que evita a quebra: limpeza de filtros, revisão de quadros elétricos, inspeção de equipamentos. A preventiva custa menos que a parada, principalmente em sistemas críticos como ar-condicionado e energia.

Como organizar

1. Mapear sistemas, fornecedores, contratos e rotinas do escritório.
2. Definir o plano de manutenção preventiva dos sistemas críticos e o calendário de cada serviço.
3. Centralizar as demandas num único canal, com alguém responsável por acionar o fornecedor e acompanhar até a solução.
4. Acompanhar o desempenho e ajustar o plano quando necessário.

É o modelo da gestão e operação de workspaces da Denkell, que assume a coordenação do escritório por um canal único. Ela segue naturalmente um escritório implantado pela Denkell pela arquitetura e obra integradas.

Na escolha do imóvel

Parte do custo e do trabalho de facilities é definida antes da mudança, na escolha do prédio: idade dos sistemas, ar-condicionado central ou individual, qualidade da administração condominial. Edifícios de padrão mais alto costumam ter gestão predial profissional, como se vê na classificação de edifícios corporativos. Exemplos na base: O Parque, Torre Orvalho, E-Tower e Cidade Jardim.